Si le Grinch nous vole Noël, cette pandémie nous empêche de profiter pleinement des fêtes de fin d'année. Il s'avère que nous passons une nouvelle saison à attendre. Selon les dernières recommandations gouvernementales, les voyages sont déconseillés et les rencontres virtuelles semblent être la solution la plus prudente pour garder le contact avec ses proches.
Si vous souhaitez organiser votre propre performance en streaming, voici quelques points importants à retenir. Comme la documentation d'Emily Post ne traite pas des événements virtuels, nous avons contacté quatre organisatrices et leur avons partagé nos meilleures pratiques pour des apéros, des sessions musicales et des dégustations de vin en ligne. Bonne lecture !
En tant que créatrice d'événements, elle est réputée pour son approche méticuleuse. Depuis longtemps, Gardner met à disposition des hôtes des ressources pour créer une soirée inoubliable. Sa philosophie repose sur la profusion de motifs, les fleurs à profusion et une touche ludique. Cet automne, elle a lancé sa propre boutique en ligne d'articles pour la maison et les fêtes, où vous trouverez tous ses coups de cœur : linge de maison portugais, verrerie de Murano et accessoires pour chapeaux en papier pour une ambiance festive. Voici les conseils de Gardner.
Je trouve formidable que des gens du monde entier réfléchissent à des façons de perpétuer la tradition des fêtes. Cependant, l'idée de participer à des événements virtuels m'inquiète. Il y a les problèmes techniques, et puis, se retrouver devant son écran d'ordinateur à manger, c'est la panique. Je recommande de privilégier des moments conviviaux et courts pour ces réunions virtuelles, mais qui n'en seront pas moins mémorables. Pourquoi ne pas se joindre à ses proches pour un toast avant le dîner et des appels amicaux avant d'aller au lit ?
Prévoyez un menu spécial, encouragez la cuisine collective, puis organisez deux appels Zoom à heure fixe, avant et après le dîner. Programmez-les environ 30 minutes avant le dîner et plus tard dans la soirée afin de ne pas perturber votre repas.
Paperless Post propose une catégorie entière dédiée aux fêtes virtuelles. Vous pouvez y intégrer un lien Zoom. J'aime beaucoup les options proposées dans l'illustration Happy Menocal (elle a également créé de magnifiques menus pour ma boutique).
Nous passons des mois à fixer le même espace, et décorer les tables est une excellente façon de créer une ambiance festive. Commandez des fleurs ! Tamisez les lumières ! Mettez-vous sur votre 31 ! Accrochez une lanterne ! Peu importe le nombre de convives, ne laissez rien gâcher votre décoration de table. Vous pouvez montrer vos décorations lors d'un appel Zoom, mais évitez d'utiliser un « arrière-plan photogénique » à moins qu'il ne soit vraiment extravagant et hilarant.
Je suis une disciple de Priya Parker (auteure de « L'art de se réunir : comment nous nous rencontrons et pourquoi c'est important »). L'hôte doit toujours être attentif à l'occasion, quel que soit le format. C'est ainsi que l'on donne du sens au travail.
Cette année, le secret est de s'organiser à l'avance et de faire des efforts, car les appels Zoom sont utilisés pour les réunions professionnelles. Portez un chapeau extravagant, récitez des poèmes d'amour amusants ou laissez les enfants chanter des chansons rigolotes. Et pourquoi pas des crêpes ? Envoyer des masques et des chapeaux rigolos, ou ces biscuits décorés de bijoux fantaisie, et proposer un jeu amusant à faire au salon comme « Fais semblant de faire fondre un bonhomme de neige », c'est vraiment amusant. Bien sûr, vos proches seront ravis de participer.
Participer à un dîner chez Aeron Lauder, c'est s'initier à l'art de l'étiquette. Le créateur, qui a hérité de la vision du design et du style de sa grand-mère, partage sa sagesse dans son nouvel ouvrage, « Rizzoli ». Selon lui, recevoir doit être simple et agréable, qu'il s'agisse d'un café à deux au lit ou d'un dîner en famille. Voici les préceptes d'Aeron Lauder.
Pour organiser un événement virtuel réussi, il est essentiel de préserver la confidentialité. Si cette période nous apprend quelque chose, c'est bien l'importance du souci du détail. J'aime prendre le thé avec mes amis et ma famille ; c'est une excellente façon de terminer la journée.
Je ne vais pas vous mentir, je ne suis toujours pas très à l'aise avec Zoom, mes fils devront peut-être m'aider à organiser cet événement. Mais pour l'instant, ça me semble un bon moyen de communiquer, de se retrouver et de créer de nouveaux souvenirs.
Pour un thé de l'après-midi réussi, je vous suggère de préparer à l'avance tout le nécessaire : votre service à thé, le sucre et le lait. J'utilise récemment ma théière Ginori 1735 Granduca. J'ai aussi toujours un petit vase de fleurs et un bol de chocolats mélangés à l'edelweiss. J'ai utilisé notre nouveau vase Lattea pendant tout le confinement car il est en verre et s'intègre parfaitement à tous les décors. Ensuite, je vous recommande de faire bouillir l'eau avant de commencer afin de profiter pleinement de ce moment avec vos invités. Vous pouvez communiquer avec eux à l'avance, pour que personne ne soit dans la cuisine pendant votre appel.
Je suis assez traditionnelle et j'ai toujours préféré les invitations par e-mail, mais pour les événements virtuels, les invitations numériques me semblent plus appropriées. J'aime créer des invitations numériques personnalisées pour susciter l'enthousiasme des participants. J'aime collaborer avec des aquarellistes comme Happy Menocal, Kinshippress et Clementina Sketchbooks pour donner aux invités une touche artisanale et les rendre uniques.
J'ai encore l'habitude des activités virtuelles et je continue d'apprendre les bonnes pratiques, mais je pense qu'un arrière-plan chaleureux et agréable est primordial. Quand je reçois des invités, je tiens à ce qu'ils se sentent à l'aise et passent un bon moment. C'est pourquoi je m'efforce de créer un environnement virtuel qui reflète cette idée. Pour un goûter virtuel, je vous suggère de vous connecter depuis le salon ou la cuisine. Posez votre ordinateur portable sur la table d'appoint, et vous pouvez y disposer le service à thé.
Quoi qu'il arrive, la ponctualité est toujours appréciée. Nous avons beaucoup à faire à la maison, alors merci d'avance pour votre présence, même partielle.
Lorsque j'organise des réceptions, des conversations intéressantes et stimulantes sont essentielles pour passer une agréable soirée. Il est donc primordial de laisser la parole à chacun. C'est l'une des raisons pour lesquelles j'accorde une grande importance à l'organisation d'événements en petit comité. Je pense qu'il est très important d'établir un contact direct avec ses invités et de leur faire vivre une expérience unique. J'aime aussi partager des anecdotes et des souvenirs personnels lors de mes activités pour que mes invités se sentent comme chez eux. Enfin, il est important que vos invités puissent interagir entre eux.
Je dis toujours qu'en tant qu'hôte, la détente et le plaisir sont importants, car les invités suivront votre exemple. Je pense que cela reste vrai.
Je prévois généralement 45 minutes pour cela, mais de toute façon, cela se terminera naturellement. D'après mon expérience, les invités apprennent généralement grâce à des indices qui finissent par disparaître.
J'aime toujours laisser un petit cadeau à chaque convive. C'est une tradition que j'ai apprise de ma grand-mère Estée Lauder. Pour perpétuer cette tradition, il pourrait être intéressant d'envoyer un petit présent à tous les invités : des bougies pour allumer les bougies pendant l'événement, des ustensiles de bar pour préparer des cocktails, ou même une serviette monogrammée. AERIN s'est récemment associé à Social Studies, qui fournit tout le nécessaire pour dresser de magnifiques tables. J'apprécie l'idée que chaque invité utilise les mêmes assiettes, serviettes, verres, etc., pour une expérience harmonieuse.
Avant tout, en tant qu'hôte, privilégiez la simplicité et la convivialité. Les hôtes recherchent souvent la perfection, ce qui n'est pas toujours facile pour capter l'attention. Les activités les plus agréables auxquelles j'ai participé étaient informelles et décontractées. Estée Lauder disait toujours : « Avec du temps, tout finit par devenir beau. » Cette citation reste d'actualité dans le monde virtuel d'aujourd'hui.
Fondatrice de Virtual With Us, Alex Schrecengost organise des événements autour du vin pour permettre aux collègues et amis de partager un moment convivial. Sa clientèle comprend des entreprises du Fortune 500 et de grandes organisations à but non lucratif organisant des soirées. Chaque invité reçoit une bouteille de vin et des accords mets-vins avant l'événement, puis se connecte pour une agréable soirée d'échanges et d'apprentissage sur les vins dégustés. Voici les points forts de la méthode Schrecengost.
Nous utilisons Zoom. C'est très intuitif et facile à prendre en main, même pour les débutants. Il suffit d'un ordinateur portable (ou même d'un téléphone portable) et d'une bonne source de lumière pour bien voir les visages de chacun.
Vous pouvez nous envoyer une liste de courses pour trouver des vins faciles à dénicher, ou mieux encore, faites appel à nos services ! Nous constituons en interne une liste complète de vins, bières, spiritueux et boissons (café/thé). Je travaille en étroite collaboration avec des distributeurs, des importateurs et des partenaires détaillants partout au pays pour vous proposer des produits uniques, que je me fais un plaisir de vous faire découvrir.
Nous encourageons nos invités à faire appel à des sommeliers. Nous souhaitons qu'ils se sentent à l'aise avec le vin et apprennent dans un cadre détendu, sans prétention ni jugement. Si vous organisez une dégustation de vins chez vous et que vous ne pouvez pas faire appel à un sommelier, vous pouvez vous initier à ce rôle en vous renseignant sur l'histoire du cocktail que vous dégustez ou en participant à une dégustation commentée par un maître sommelier.
Les faits ont prouvé qu'une heure est la durée optimale, mais si chacun dispose d'un moment privilégié, ils resteront plus longtemps, et nous les y encourageons vivement.
Ce qu'il y a de mieux avec le vin, c'est sa capacité à rassembler les gens. Il est très facile d'accorder un verre à la conversation, alors on parle de gastronomie et de culture populaire pour détendre l'atmosphère et la rendre plus intéressante. De plus, les gens apprécient les belles histoires et celles qui accompagnent le vin qu'ils dégustent ; ils partagent donc des anecdotes sur le domaine ou la famille qui le possède.
Comme pour toute fête, essayez de jauger l'ambiance et encouragez chacun à activer sa caméra. Cela changera l'atmosphère de la réunion et favorisera les échanges. Prévoyez une activité brise-glace amusante pour créer une ambiance détendue : par exemple, demandez quels sont les passe-temps les plus insolites que vous avez pratiqués pendant le confinement, ou de quel projet vous êtes le plus fier, même si cela vous prend beaucoup de temps pour le travail ou les études. (On plaisante !) En cas de doute, faites en sorte que ce soit amusant. Si tout le monde rit ensemble, tout le monde passera un bon moment.
Contrairement aux tables de restaurant, nous avons un instinct qui nous permet de savoir quand une conversation se termine. Il s'agit de ressentir l'ambiance de son espace virtuel et de voir si les gens discutent et interagissent encore, ou s'ils ont l'air fatigués.
Vous pouvez tout à fait suggérer à vos invités de prévoir du chocolat et du fromage, et de se servir de temps en temps. Un verre de vin parfaitement accordé sera toujours plus agréable.
En tant que cofondatrice de Club House Global, Solano anime des événements hebdomadaires sur la plateforme de streaming en direct Twitch. Son émission met en lumière divers talents, notamment des DJ sets, des performances artistiques, des lectures de poésie et de l'art vidéo. Club House Global a vu le jour en pleine pandémie afin de proposer une alternative aux DJs et aux artistes qui ne peuvent interagir avec le public de manière traditionnelle. Club House Global est un club ouvert à tous. Voici les bonnes pratiques de Solano :
Absolument ! Le plus amusant, c'est que le streaming peut être librement ou perfectionné à votre guise, avec une grande variété d'options !
Vous pouvez utiliser plusieurs plateformes pour le streaming en direct. Twitch est idéal grâce à sa capacité à permettre l'interaction en temps réel, à gamifier votre programme et à vous faire découvrir l'immense communauté déjà présente sur la diffusion en direct. De plus, plus c'est décontracté, mieux c'est ! L'univers Twitch encourage une spontanéité et une authenticité qui nous aident à capter l'attention du public et à rendre l'événement attrayant.
Pour la plupart des applications de diffusion en direct, vous aurez besoin d'une bonne connexion Wi-Fi et d'un appareil équipé d'une caméra. Beaucoup pensent qu'il suffit d'appuyer sur le bouton « En direct ». Cependant, selon l'envergure du programme, cela peut se compliquer. Si vous êtes DJ ou animateur, vous aurez généralement besoin d'une interface audio, comme GoMixer ou iRig. Il est également conseillé d'installer et d'apprendre à utiliser OBS (Open Broadcast Software). Si vous visez des technologies de pointe, comme chez Club House Global, vous aurez besoin de spécialistes en conversion de technologies, tels que mon cofondateur Patrick Struys. Si vous utilisez le chat en direct (sur Twitch, Instagram Live, Facebook ou YouTube Live), un modérateur peut s'avérer nécessaire pour garantir des échanges constructifs et respectueux. Ma troisième associée et productrice exécutive chez CHG, Anjali Ramasunder, est une experte en la matière. Nous sommes tous polyvalents, car le monde de la diffusion en direct est un secteur très concurrentiel ; il faut que chacun mette la main à la pâte.
Vous pouvez adopter bon nombre de vos habitudes de communication réelle pour diffuser vos informations. Créez des flyers, publiez des informations sur les réseaux sociaux, puis envoyez-les par newsletter, SMS, etc. Pour déterminer l'heure de début de votre diffusion vidéo, tenez compte du fuseau horaire de votre audience et des autres diffusions en direct. Et n'oubliez pas d'ajouter un lien direct vers votre diffusion !
Les audiences des diffusions en direct fluctuent et sont imprévisibles. Il faut s'y habituer. Ce n'est pas comme un événement en présentiel. Les gens peuvent apparaître soudainement, puis disparaître. Certaines sessions durent deux heures, d'autres 24 heures. Cela dépend de votre bande passante et de vos objectifs. Par exemple, souhaitez-vous collecter des fonds ? Ou simplement passer un moment entre amis ? Avez-vous 10 DJ/artistes qui se préparent à jouer un par heure, ou êtes-vous seulement deux ? Parfois, le meilleur moyen de trouver la formule qui vous convient le mieux est de faire des essais !
Une fois que vous avez un public, que ce soit dans votre salle de réunion Zoom ou sur une plateforme publique, il est essentiel d'accueillir chaleureusement chaque participant. Expliquez-lui les paramètres à modifier et fournissez-lui un aperçu du programme. N'oubliez pas que les participants se connecteront à des moments différents ; il est donc préférable de le reconnaître.
Quand quelqu'un prend la parole au micro, c'est le public en direct qui réagit le plus. Surtout si vous interagissez directement avec le chat, répondez aux questions, commentez la musique, etc. Imaginez un podcast en direct. Un bon animateur vous donnera l'impression d'être deux personnes dans la même pièce. Les micros des auditeurs seront coupés, donc la plupart des interactions se feront dans le chat. Soyez ouvert aux commentaires et ignorez les trolls.
Le meilleur moyen de garantir le plaisir de votre public est de vous amuser vous-même. L'énergie est contagieuse, et vous êtes désormais maître de l'ambiance. Puisque vous ne pouvez pas voir votre public, n'hésitez pas à lui demander si la discussion l'intéresse. Une fois que le public se sentira en phase avec vous, il deviendra un véritable fan. Alors, restez à l'écoute de vous-même !
En général, avant de diffuser en direct, il est conseillé d'établir un planning approximatif, surtout si vous souhaitez promouvoir votre programme à l'avance. De plus, si vous prévoyez de diffuser régulièrement pour fidéliser une audience en ligne, il est préférable de diffuser à la même heure une fois par semaine.
Absolument ! Il est toujours important de remercier son public pour sa présence, surtout si vous souhaitez qu'il revienne pour la prochaine diffusion en direct. Appliquez la même habitude qu'en face à face : envoyez des messages de remerciement via les réseaux sociaux, les newsletters ou par SMS. Mettez en avant les personnes qui suivent fidèlement votre contenu et entretenez votre communauté en ligne.
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